¿Alguna vez te has preguntado por qué algunos negocios prosperan mientras otros se quedan en el camino? La respuesta, en muchos casos, se encuentra en la gestión financiera. Y la piedra angular de una buena gestión financiera es una contabilidad organizada. ¿Cómo llevar la contabilidad de mi negocio?

Organizar las entradas y salidas de dinero de tu negocio es fundamental para gestionarlo mejor y asegurar su éxito a largo plazo. Pero, ¿por dónde empezar? Imagina tener una guía clara y sencilla que te lleve de la mano para mantener tus finanzas en orden. En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo llevar la contabilidad de tu negocio, usando un lenguaje simple y directo, fácil de entender para todos.

¿Por qué es importante llevar la contabilidad de tu negocio?

La contabilidad no es solo una obligación legal, sino una herramienta esencial para:

• Tomar decisiones informadas: Conocer el estado financiero de tu negocio te permite tomar decisiones estratégicas.
• Controlar gastos e ingresos: Saber cuánto dinero entra y sale te ayuda a evitar sorpresas desagradables.
• Cumplir con obligaciones fiscales: Mantener tus libros contables en orden facilita el cumplimiento de tus deberes tributarios.
• Evaluar la salud financiera: Te permite conocer si tu negocio está siendo rentable o necesita ajustes.
• Tomar decisiones informadas: Al tener una visión clara de tus ingresos y gastos, podrás tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento de tu empresa.
• Detectar problemas a tiempo: Una contabilidad actualizada te permitirá identificar cualquier fuga de dinero o ineficiencia en tu negocio.

TE PUEDE INTERESAR: EL ÁREA CONTABLE DE MI EMPRESA ES UNA ISLA INDEPENDIENTE

Primeros pasos para llevar la contabilidad.

• Abrir una cuenta bancaria empresarial: Lo primero es separar tus finanzas personales de las de tu negocio. Abre una cuenta bancaria exclusivamente para tu empresa. Esto te ayudará a tener un control claro de todas las transacciones comerciales.

• Identifica tus ingresos y gastos: Haz una lista detallada de todos los ingresos que genera tu negocio (ventas, servicios, etc.) y de todos tus gastos (sueldos, alquiler, suministros, etc.).

• Elige un método de registro: Puedes utilizar hojas de cálculo, software contable o contratar a un contador.

• Utilizar un software de contabilidad: Si decides contratar un software contable, existen muchos programas de contabilidad que facilitan la gestión de tus finanzas. Algunos populares son QuickBooks, Xero, SIIGO y Wave. Estos programas te permiten registrar ingresos, gastos, generar facturas y llevar un control detallado de tu flujo de efectivo.

• Crear un plan contable: Debes establecerun plan de cuentas que te permitan ir catalogando cada gasto para saber si pertenece a costo (egreso que es absolutamente necesario y que sin este el negocio no existiría, ejemplo: la compra de inventario). O al gasto (egresos que permiten que el negocio permanezca funcionando, ejemplo: vigilancia, gerencia, oficina). O si definitivamente no tienen nada que ver con el giro ordinario del negocio, pero se dan y es necesario reconocerlos, ejemplo: gastos bancarios, negocios esporádicos etc. Un plan contable bien estructurado es fundamental para una correcta gestión financiera.
  No olvides las partidas del Activo (los derechos del negocio), del Pasivo (los deberes) y el Patrimonio (Activos menos Pasivos).

Registro de ingresos y gastos

1. Registrar ingresos.

Cada vez que recibas dinero, ya sea por ventas, servicios o cualquier otra fuente, debes registrarlo. Incluye detalles como la fecha, el monto, el concepto y el cliente. Esto te permitirá tener un historial claro de todas tus entradas de dinero.

No olvides registrar por que canal ingreso (Cual cuenta bancaria, efectivo u otro), por cual línea de negocio se recibió ese dinero y en cual local se realizo la venta (si aplica), entre más detallada tengas la información más y mejor van a ser tus análisis.

2. Registrar gastos.

De igual manera, cada gasto debe ser registrado. Incluye información como la fecha, el monto, el concepto y el proveedor. Mantén todos los recibos y facturas, ya que serán necesarios para la contabilidad y para las declaraciones fiscales.

Es de suma importancia que cada egreso tenga asociados otros aspectos (los que más se puedan), como por ejemplo, si es costo o gasto (gasto administrativo, de ventas, financiero u otro), la línea de negocio asociada, el responsable (si es relevante), si es fijo o variable y otras categorizaciones relevantes.

Nota: línea de negocio es: si tu negocio vende más de un producto y/o servicio se debe diferenciar para saber cual es el más rentable y cual (aunque no sea rentable) es necesario mantener para el buen nombre del negocio. Como por ejemplo si tu negocio vende productos, pero también presta servicios de mantenimiento de los equipos que vende, asesorías, garantías, transporte, nacionalización, disposición final (chatarrisar), entre otros, cada uno de estos es una línea de negocio. Otras líneas de negocio son las ventas de los productos que pueden ser: ventas directas, por catálogo, por redes sociales, por un ecommerce (tienda virtual), entre otros.

3. Controlar el flujo de caja.

El flujo de caja es el movimiento de dinero dentro y fuera de tu negocio. Mantén un control diario de tu flujo de caja para asegurarte de que siempre tendrás suficiente efectivo para cubrir tus obligaciones.

Este flujo de caja va ligado a un presupuesto, en el que se debe tener en cuenta los ingresos (dinero que realmente va a ingresar al negocio) y los egresos futuros. Estos datos deben ser comparados con la realidad semana tras semana, es decir que se debe comparar lo presupuestado contra lo que realmente ingreso y salió del negocio, de esta manera podemos anticiparnos y ser muy agiles en la toma de decisiones.

Recuerda que este es el informe más complicado de realizar y mantener, pero definitivamente será tu mejor arma si quieres mantener tu negocio a flote y en crecimiento.

TE PUEDE INTERESAR: LA CONTABILIDAD DE MI EMPRESA FALLA ¿QUE DEBO HACER?

Conciliación bancaria

1. ¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso de comparar tus registros contables con los extractos bancarios para asegurarte de que todo coincide. Esto te ayuda a identificar errores o transacciones no registradas.

2. Cómo hacer una conciliación bancaria

• Revisa tus registros contables: Asegúrate de que todos los ingresos y gastos están registrados correctamente.
• Compara con el extracto bancario: Revisa cada transacción y asegúrate de que coincida con tus registros.
• Corrige discrepancias: Si encuentras diferencias, identifica la causa y realiza los ajustes necesarios.

Preparación de informes financieros

1. Estados financieros básicos.

Hay tres estados financieros esenciales que debes preparar regularmente:

• Balance general: Muestra la situación financiera de tu negocio en un momento determinado, incluyendo activos, pasivos y patrimonio.
• Estado de resultados: Detalla los ingresos y gastos durante un periodo, mostrando la ganancia o pérdida neta.
• Estado de flujo de efectivo: Resume el efectivo generado y utilizado en operaciones, inversiones y financiamiento durante un periodo. Este informe es oficial o formal, diferente al flujo de caja del que hablamos más arriba.

2. Análisis de los informes financieros.

Revisar y analizar tus informes financieros te permitirá entender la salud de tu negocio y tomar decisiones informadas. Busca tendencias, identifica áreas problemáticas y realiza ajustes según sea necesario.

Gestión de impuestos

1. Cumplir con las obligaciones fiscales.

Es fundamental estar al día con tus obligaciones fiscales para evitar sanciones. Conoce las fechas importantes para la presentación de impuestos y mantén todos tus registros organizados y accesibles.

2. Contratar a un contador.

Aunque llevar la contabilidad por tu cuenta es posible, contratar a un contador profesional te asegura que todo esté en orden y cumpla con la normativa fiscal. Un contador también puede asesorarte en la optimización fiscal y en la planificación financiera.

Tips adicionales para una contabilidad exitosa

1. Mantén la disciplina.

Llevar la contabilidad requiere constancia y disciplina. Dedica tiempo regularmente para revisar y actualizar tus registros.

2. Automatiza procesos.

Usa herramientas y software que te permitan automatizar tareas repetitivas, como la emisión de facturas o el seguimiento de pagos.

3. Capacítate.

Nunca está de más aprender más sobre contabilidad y finanzas. Participa en cursos, lee libros y mantente actualizado sobre las mejores prácticas.

Realiza auditorías internas.

Regularmente, realiza auditorías internas para asegurarte de que todo está en orden y detectar posibles problemas a tiempo.

Conclusión.

Llevar la contabilidad de tu negocio no tiene por qué ser complicado. Con los pasos adecuados y utilizando las herramientas correctas, puedes mantener tus finanzas en orden y tomar decisiones informadas que impulsen el crecimiento de tu empresa. Recuerda que la clave está en la organización, la disciplina y el uso de recursos profesionales cuando sea necesario. Si sigues estas recomendaciones, estarás bien encaminado para gestionar tu negocio de manera efectiva y exitosa.

¿Listo para empezar? Organiza tus finanzas y lleva tu negocio al siguiente nivel con una contabilidad impecable. ¡Tu éxito financiero está a un clic de distancia!