¿Sabías que un simple error en el cálculo de salarios puede costarte millones en sanciones y hasta demandas laborales? Si tienes un negocio en Colombia y estás contratando empleados, entender cómo calcular y pagar los salarios correctamente es clave para mantener tu empresa sólida y evitar problemas con la ley. Guía para calcular y pagar salarios en Colombia.

En esta guía, te explico paso a paso cómo calcular los salarios en Colombia, incluyendo deducciones, seguridad social y los costos reales que implica tener empleados. No cometas el error de muchos empresarios que creen que el salario es solo lo que pagan al trabajador. Hay costos ocultos que pueden afectar la estabilidad de tu negocio.

Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo bien desde el principio.

¿Por qué es crucial calcular bien los salarios?

Pagar los salarios correctamente no solo es un deber legal, sino que también:

✅ Evita sanciones y multas de la DIAN, UGPP y/o el Ministerio de Trabajo.
✅ Previene demandas laborales por incumplimientos en pagos.
✅ Te ayuda a planificar mejor tu flujo de caja y costos laborales.
✅ Asegura empleados felices y productivos, evitando conflictos.

Muchos empresarios creen que pagar el salario es solo transferir una cantidad mensual, pero en realidad hay múltiples factores a considerar.

1. ¿Cómo se compone el salario en Colombia?

El salario de un trabajador en Colombia no es solo el sueldo básico. Debes considerar:

1.1. Salario base

Es el pago acordado con el trabajador. Puede ser:
🔹 Salario mínimo (en 2025 es de $1.423.500 COP, más auxilio de transporte $200.000).
🔹 Salario integral (10 veces el salario mínimo, incluye prestaciones).
🔹 Salario por comisión o con bonificaciones adicionales.

1.2. Auxilio de transporte

Si el trabajador gana hasta 2 salarios mínimos, tiene derecho al auxilio de transporte ($200.000 COP en 2025).

1.3. Horas extras y recargos

Debes pagar más por trabajo nocturno, dominical y festivo:
🔹 Hora extra diurna: +25% sobre la hora normal, la hora trabajada más este porcentaje.
🔹 Hora extra nocturna: +75% sobre la hora normal, la hora de más trabajada más este porcentaje.
🔹 Recargo nocturno: +35% sobre el salario normal, solo este porcentaje.
🔹 Trabajo en domingo o festivo: +75% adicional, solo este porcentaje.

En caso de que hayan combinaciones de en estos conceptos se suman los porcentajes, es decir que si una persona trabajo una hora extra diurna en un domingo o festivo el recargo será de 25% + 75% más la hora trabajada.

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1.4. Prestaciones sociales

Son pagos obligatorios adicionales al salario:
✅ Prima de servicios: Un salario adicional al año. 50% se paga el 30 de junio (a más tardar) y el otro 50% el 20 de diciembre (a más tardar).
✅ Cesantías: Ahorro que se paga al finalizar el contrato o en educación o en vivienda. Se paga directamente al fondo de cesantías el 14 de febrero de cada año (a más tardar).
✅ Intereses sobre cesantías: 12% anual sobre el valor de las cesantías. Pagaderos el 31 de enero de cada año directamente al trabajador.
✅ Vacaciones: 15 días hábiles pagados por cada año trabajado. Acordado entre el empleado y el empleador

Estos pagos se pueden realizar el fechas diferentes a las mencionadas en caso de la salida del empleado de la empresa, en este caso se le darán en la liquidación y se calcula proporcional a los días del año trabajados.

2. ¿Cuánto cuesta realmente contratar un empleado?

Si piensas que pagar $2.000.000 COP de salario significa que el empleado solo cuesta eso, te sorprenderás.

Aquí desglosamos el costo total de un trabajador con un salario de $2.000.000 COP:

📌 Contratar a alguien por $2.000.000 COP realmente cuesta más de $3.040.720 COP mensuales.

3. ¿Cómo hacer correctamente los descuentos del salario?

Cuando pagas un salario, debes hacer descuentos obligatorios que afectan lo que el trabajador recibe en su cuenta.

3.1. Aportes a Seguridad Social

🔹 Salud: 4% lo paga el empleado, 8.5% lo paga la empresa (para empresas que se acogen a la autorretención especial en renta no deben asumir este porcentaje, por empleados que ganen menos de 10 Salarios Mínimos).
🔹 Pensión: 4% lo paga el empleado, 12% lo paga la empresa.
🔹 ARL (Riesgos laborales): Lo paga la empresa según el nivel de riesgo.

Ejemplo de descuentos (para un salario de $2.000.000 COP)

📌 El empleado no recibe $2.000.000 COP en su cuenta, sino $1.840.000 COP.

4. ¿Cómo y cuándo pagar los salarios correctamente?

Para evitar problemas legales, sigue estas reglas:

✅ Fecha de pago: El salario debe pagarse en la fecha acordada (generalmente a fin de mes o quincenal).
✅ Pago de seguridad social: Debe hacerse antes del día 30 de cada mes.
✅ Prestaciones sociales: Se pagan en períodos específicos (cesantías antes del 14 de febrero, prima en junio y diciembre).
✅ Vacaciones: Deben programarse con anticipación y pagarse antes de tomarlas.

📌 No pagar salarios a tiempo puede generar multas y demandas laborales.

Acá te dejo el análisis del pago de un empleado que gana $2.000.000

Es decir, podemos concluir que para determinar cuento nos cuenta mensualmente contratar a un colaborador tomamos el salario a pagar y le sumamos el 52% (este porcentaje varia, levemente, según las condiciones del empleado). Si quedaste con dudas contáctanos.

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5. ¿Qué pasa si no calculas bien los salarios?

❌ Multas por incumplimiento: La DIAN y el Ministerio de Trabajo pueden sancionar a la empresa.
❌ Demandas laborales: Un error puede costarte millones en procesos judiciales.
❌ Problemas de flujo de caja: Si no planeas bien los costos, puedes quedarte sin liquidez.
❌ Baja moral en el equipo: Si los empleados sienten que sus pagos no son correctos, su productividad bajará.

📌 Un mal manejo de nómina puede poner en riesgo la estabilidad de tu empresa.

6. ¿Cómo evitar problemas con el pago de salarios?

Si quieres asegurarte de que tu empresa pague los salarios correctamente y evite sanciones, sigue estos consejos:

✔️ Usa un sistema de nómina confiable para automatizar cálculos.
✔️ Contrata un outsourcing contable para asegurarte de que todo se haga bien.
✔️ Revisa constantemente las novedades laborales en Colombia.
✔️ Lleva un presupuesto para conocer el costo real de cada empleado.

📌 Delegar la nómina a expertos evita errores, multas y te permite enfocarte en hacer crecer tu negocio.

Conclusión: Hazlo bien desde el principio

Calcular y pagar salarios correctamente no es solo una obligación, sino una estrategia clave para que tu empresa sea sólida y exitosa.

Un error en la nómina puede costarte mucho más que solo dinero. Puede dañar la confianza de tus empleados, generar problemas legales y afectar la reputación de tu empresa.

Si quieres asegurarte de que todo esté en orden y evitar dolores de cabeza, considera delegar tu nómina a un outsourcing contable experto.

🔹 ¿Necesitas ayuda con la nómina de tu empresa? Escríbenos y te ayudamos a evitar errores y optimizar tu operación.