Arrancamos con nuestro proyecto, empezamos a vender nuestros bienes y/o servicios, y mientras estamos en esa etapa inicial, en la que estamos completamente enamorados de nuestro emprendimiento, todo es maravilloso los problemas son oportunidades de mejora y todo lo vemos con buenos ojos; el tiempo nos alcanza y todo lo tenemos organizado, a medida que el emprendimiento crece y nuestro tiempo se va limitando y de esta manera se va perdiendo el orden de las finanzas, por eso vamos a ver la planeación financiera y que es.

Siendo que la falta y deficiencia de orden y planeación financiera (y planeación estratégica) son la causa número uno de fracaso en nuevos emprendimientos (dato suministrado por el Instituto del fracaso), estamos ante un fracaso predecible, calculable y en gran medida prevenible.

REALMENTE QUE ES LA PLANEACION FINANCIERA:

En términos generales es: gastar menos de lo que ingresa a la empresa, emprendimiento, negocio e incluso nuestras propias finanzas personales y en el hogar, aunque suene sencillo llevar este concepto a feliz termino es un poco más difícil de lo que parece; de hecho, si fuera fácil las estadísticas no mostrarían porcentajes de fracaso tan altos en los emprendimientos, solo el 25% de las nuevas empresas superan los tres primeros años (datos de Latam), según estudios plasmados en las memorias del quinto congreso de internacional de contaduría pública.

¿QUE HACER ENTONCES?:

A pesar de ser una tarea sencilla, debe estar acompañada de disciplina y constancia, pues un mínimo desvió o descuido, puede alterar considerablemente las cifras.

Casi todos conocemos plenamente nuestros ingresos, la tarea difícil viene en el cuidado y recopilación de toda la información de las salidas de dinero; es decir que para cumplir con la primicia de “que los gastos sean inferiores a nuestros ingresos”, debemos arrancar por tener plenamente identificados nuestros egresos (de todo tipo), para poder clasificarlos, detectarlos, analizarlos y posteriormente reducirlos.

Clasificando los ingresos y gastos en “familias” o grandes grupos como, por ejemplo: 1. Nómina, 2. Compra mercancía, 3. Compra insumos, 4. Arrendamientos, 5. Otros gastos de operación; una vez cumplida esta tarea, desagregamos los grandes grupos en ítems mas personalizados dentro de estas familias, tantos como sean necesarios, sin caer en el exceso que nos llevaría a realizar un trabajo innecesario y confusión a la hora de analizar la información.

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ANALISIS DE LA INFORMACIÓN Y TOMA DE DESICIONES:

Hemos decidido tomar el control de nuestras finanzas, así que recolectamos y organizamos toda la información de las entradas y sobre todo de las salidas de dinero de nuestro negocio, emprendimiento, empresa etc., ahora necesitamos saber leer esta información y poder trazar una ruta que nos llevara al siguiente paso.

Primero debemos determinar cuanto es el porcentaje y valor mensual de nuestra utilidad bruta, que la obtenemos de restarle a las ventas totales, el valor de los costos.

Cotos: Las salidas de dinero necesarias para poder vender los bienes y/o servicios que vendemos, que, a su vez, son recuperables cuando realizamos la venta; ejemplo: la compra de mercancía para la venta, la compra de la materia prima para realizar el producto para la venta, las erogaciones estrictamente necesarias sin las cuales no es posible prestar el servicio.

Teniendo estas cifras claras, sabemos cuanto nos queda (después de pagar los costos), para cubrir los gastos de funcionamiento de cada negocio, y podremos determinar nuestro punto de equilibrio (en donde ni se gana ni se pierde dinero).

Nota: Lo mas recomendable es tener el detalle de cuanta es nuestra utilidad bruta, por negocio y por cliente, de esta manera podremos determinar si un cliente es bueno para nosotros o no lo es.

Sabiendo cuanto nos cuesta operar, es decir, sabiendo cuanto dinero necesitamos recaudar mensualmente mínimo para que la empresa funcione sin tener ganancias (utilidad), ni que tampoco falte (punto de equilibrio); teniendo esa información clara podremos tomar decisiones, con miras de aumenta nuestra utilidad neta (valor y porcentaje después de quitarle a los ingresos, todas las salidas de dinero), que a la larga es la finalidad de todo negocio.

PRESUPUESTO:

Una vez recopilada la información de todos los ingresos y egresos de nuestro negocio, habiendo estudiado y familiarizado con cada costo y con cada gasto, estamos listos para determinar el presupuesto de, mínimo un año hacia el futuro.

Contamos con tres escenarios posibles en cada negocio, uno en el que todo vaya de maravilla y todos los meses alcancemos las metas de crecimientos planteadas, otro en el que algunos meses se presenten problemas, pero en general la empresa crezca, así no sea lo proyectado; y otro en el que la empresa no alcance en ningún mes ninguno de los objetivos planteados y que aparte de esto también tengo dificultades en todas las áreas.

Para lograr una adecuada gestión y reducir el riesgo de fracaso, tenemos que proyectar el presupuesto desde un escenario pesimista, en donde la empresa tendrá complicaciones todos los meses; para que si logramos generar estrategias que nos permitan seguir adelante con la empresa, todo lo que nos vaya bien por encima de lo que proyectamos (en un escenario pesimista), serán ganancias para la empresa y en algunos casos, muchas ganancias.

Responsables: las personas encargadas de dar las cifras del presupuesto de gastos o costos (salidas de dinero), son las que tienen relación directa con la misma; es decir que la persona que mejor sabrá plantear un presupuesto de compra de materia prima (por ejemplo), será el jefe o encargado de producción y así mismo funcionará con cada área del negocio en donde cada líder debe plantearse dos cosas; 1. Cuanto es el valor del presupuesto de su área y 2. Como puede hacer para reducir ese presupuesto en un 10% (en términos generales, para algunas empresas puedes ser mas y para otras menos).

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FLUJO DE CAJA:

Cuanto dinero ingresa a la empresa y cuanto dinero sale y en que, ese es el resumen del flujo de caja, con esta información sabemos con cuanto dinero contamos para cubrir costos y gastos mensuales y cuanto nos queda, si al final del mes nos falta dinero estamos en problemas, si nos sobra debemos ser inteligentes y diligentes en saber que hacer con ese sobrante, ejemplo, realizar una inversión que genere intereses, invertirlo en maquinaria, incentivos a los empleados, entre otros.

Suena realmente básico, pero no te confundas es uno de los informes mas cargados de información que podemos tener a la hora de la planeación financiera.

FLUJO DE CAJA PROYECTADO:

Como el presupuesto, es nuestra responsabilidad proyectar a, mínimo un año nuestro flujo de caja, e ir reconociendo el crecimiento y posible inversión, estas tareas, aunque fáciles de entender difíciles de realizar y muy difíciles de controlar, son absolutamente necesarias si queremos blindar financieramente nuestro negocio.

Monitorear estas proyecciones es de vital importancia para saber si la gestión (administración), de los recursos de la empresa esta siendo ejecutada y cuidada de la manera correcta o como se planteo inicialmente; en caso de que se hayan alcanzado los objetivos o incluso superado, es recomendable motivar a los responsables de esto, cada empresa mirara la mejor manera de hacerlo, pero puede ser con dinero, beneficios como salud prepagada, días o tardes libres, tarjetas regalo entre otros

Para terminar, quiero recomendar que esta es una muy breve mirada de todo lo que puede tener una Planeación financiera en una empresa y de como leer todos los datos recolectados, recomendamos asesorarse de un experto en el tema, ya que en este caso no seria un gasto para la empresa sino una inversión.